Elementos a tener en cuenta para montar una oficina

A la hora de alquilar una oficina y dar forma a nuestro negocio hay numerosos elementos a tener en cuenta. En estos casos lo ideal es tener una lista con la que repasar si se tiene todo lo necesario. Dicha lista, además, puede contener objetivos a adquirir con el tiempo, una vez se tenga la situación financiera adecuada.

Nos engañaríamos al pensar que con distintos escritorios y ordenadores nuestra empresa puede empezar a funcionar. Antes del inicio de la actividad son muchos los actores que lo han hecho posible. Tantos como los aspectos de distinta naturaleza que hay que tener en cuenta:

Suministros e instalaciones

No pienses en la decoración sin comprobar todo lo que tienes que sabes sobre los suministros en el alquiler. Si no cuentas con conocimientos, contacta con un especialista que revise las instalaciones para comprobar su buen estado y para adecuarlos a tus necesidades. En el caso del agua y el gas, suele ser menos común la necesidad de reformar. Sin embargo, tanto la luz como la instalación eléctrica son grandes candidatos a ser modificados.

El número de puestos de trabajo, el número de equipos, el número de conexiones a internet, el tipo de sistemas de iluminación elegidos…  Todo ello debe quedar bien definido. Si finalmente abogas por una reforma, no olvides cumplir con los requisitos legales. ¡Ah, ni el certificado de eficiencia energética!

Suelo

Todavía no ha llegado el momento de amueblar el local. Aunque cuando hayas adecuado las instalaciones y suministros, lo has hecho siempre pensando en el resultado final. Antes de ello, debes elegir qué harás con el suelo. ¿Parquet? ¿Pavimentos flotantes? ¿Suelo técnico? ¿De vinilo? ¿Moquetas? ¿De qué color?

Mobiliario, equipos y material

Ahora sí, la estrella de toda oficina. Hay tantas opciones que resulta imposible mencionarlas todas. En tal caso, hay que pensar en los escritorios, las cajoneras, las sillas, los equipos informáticos y la cocina o baños en caso de que los hubiera. Hay que pensar en el material del que se compone el mobiliario, su tamaño, la calidad de los equipos o todo el material que lo acompaña. Sí, no basta con lo básico: ¿qué hay de los bolígrafos, los monitores, el proyector, la televisión, la cafetera o las tazas?

También en la decoración, una buena manera de transmitir la imagen y ambiente deseado. Un buen ejemplo es la biofilia. Cada sala (zona común, despachos, sala de reuniones, cocina o baño) debe tener su personalidad sin dejar de ser parte del resto.

Paredes

Ya casi lo tenemos terminado. Ahora hay que envolverlo. En la actualidad predominan las oficinas con paredes lisas y colores claros, aunque cada oficina es un mundo. Hay quien prefiere dar un toque urbano de manera que se vean los ladrillos o personalizar las paredes al máximo con dibujos. Si vas a pintar, en nuestro blog puedes encontrar buenos consejos.

Si no quieres pintarlos, nunca está de más decorar las paredes con cuadros, frases motivadoras… y, por supuesto, relojes.

Fachada

La personalización de los negocios y oficinas ha llegados hasta las fachadas. Hay que atraer la atención de los clientes potenciales desde el inicio y son muchas las personas que han demostrado su ingenio y cómo este les genera beneficios. Eso sí, a la hora de realizar modificaciones en la fachada tienes que tener en cuenta la normativa municipal

Software

Lo mismo que tener una oficina vacía es tener los equipos informáticos sin el software que te permita operar en tu sector. Vivimos en una época de digitalización de los procesos y apostar por un software u otro influye en la productividad de tu empresa. Además, recuerda que hay empresas en alerta por posibles hackeos al usar softwares piratas.

Organización y rutina

¡Terminado! Ya tenemos nuestra oficina lista para empezar a generar beneficios. Es aquí donde entran en juego factores ajenos a la oficina como la idea de negocio, el liderazgo, la competencia de los empleados… Sin embargo, hay un aspecto más que puede ayudar en asuntos de productividad. En los últimos años han surgido diferentes métodos para organizar e implementar rutinas en la oficina. Prever cómo se organizarán diferentes elementos y fomentar determinados hábitos contribuirá a la buena marcha de una empresa.

¿Estás preparado? Ahora tienes que personalizar cada elemento de la lista. ¿Cómo sería tu oficina perfecta?